東北工業大学における
個人情報保護への
取組みについて

本学の個人情報保護への取組みの考え方

本学では、以下に示す個人情報保護への取組みについての考え方に添って、学生個人の権利・利益及び個人の人格の尊重の観点から、個人情報の重要性を十分認識し、その適切な保護、管理に努めています。

個人情報の定義

個人情報とは、本学に在籍中または在籍した学生及びその保証人、父母、親族、入学志願者、現在及び過去に法人と関わった者すべてを含む個人に関する情報で、本学の運営上取得したもののうち、下記のものをいいます。

1. 氏名、生年月日、住所、電話番号等により特定の個人を識別することができるもの
2. 特定の個人を識別することができなくても、他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるもの
3. 個人識別符号（身体の一部の特徴を電子計算機用に変換した符号、又はカードその他の書類等に対象者ごとに異なるものとなるように記載等された公的な符号のうち、政令で定めるものをいう。）が含まれるもの

個人情報の取得について

本学では、業務上個人情報を取得する必要が生じた場合には、その業務に必要な範囲内で情報を取得することとし、その使用目的を明確に示したうえで行います。
要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴等の政令で定めるもの）は合理的な理由がない限り取得せず、取得するときは、あらかじめ本人の同意を得ることとします。

個人情報の利用及び提供について

取得した個人情報は、その目的の範囲内で利用するとともに、第三者への提供は行いません。ただし、下記「個人情報の第三者提供について」に定める場合に限り、第三者への提供を行う場合があります。
また、業務上外部業者へ委託処理を行う場合は、個人情報の漏洩や再提供の禁止等において、万全を期すよう契約を結び、その管理を徹底させています。

個人情報の管理及び保管について

取得した個人情報は、正確かつ最新の状態に保ち、改ざん、消失、漏洩を防止するために、個人情報保護管理者を定め、必要な措置を講じて、その管理に努めます。

個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除について

自己に関する個人情報について、利用目的の通知、開示、訂正、追加又は削除の請求を行うことができます。その場合は、本人又は代理人が所定の用紙に記入のうえ、個人情報保護管理者まで書面で請求をします。
請求のあった情報において、第三者の個人情報に関する場合や本学の業務上支障のある場合等は、その請求事項について応じられない場合があります。不可となった場合は、請求者に対してその理由を文書にて示します。

個人情報の利用の停止、消去又は第三者提供の停止について

自己に関する個人情報について、不適正に利用されたり、正当な理由なく第三者に提供された場合、又は個人の権利や正当な利益が害されるおそれがある場合は、個人情報管理者に対して、利用の停止、消去又は第三者提供の停止の請求をすることができます。その場合は、本人又は代理人が所定の用紙に記入のうえ、個人情報保護管理者まで書面で請求をします。

不服申立てについて

自己に関する個人情報について、正当な理由なく開示されない場合は、本人は不服の申立てをすることができます。これは本法人個人情報保護委員会において審議を行い、結果を本人に通知します。

個人情報の利用目的について

学生（現在及び過去の学生並びに入学予定者）及び保証人（ご父母等）の個人情報は、以下のとおり、本学の教育研究及び学生支援に必要な業務を遂行するために利用しており、今後もこれらの目的に利用します。
また、学生指導上必要な場合に、学生番号、氏名、成績、修学状況、本人住所・電話番号、保証人氏名・住所・電話番号、学費納入に関すること等をクラス担任・指導教員及び担当課に対して、提供する場合があります。なお、利用目的の変更や追加の場合は、変更や追加された利用目的について本人に通知または公表します。

学生の個人情報

• 修学関係
  学生証交付、学修・進路・生活支援・研究活動支援、履修登録、教育職員免許取得に関する履修、授業・試験運営、成績処理、単位認定、進級・卒業判定、諸資格判定、学位授与、単位互換協定による特別聴講学生諸手続、海外留学、国際交流、合理的配慮
• 学籍関係
  休学・復学・退学手続及び懲戒に関すること。転学科手続、再入学
• 学生生活
  学生生活全般に関わる指導・助言。福利厚生施設の紹介、奨学生選考、奨学金交付・償還、定期健康診断、日常的な健康相談・学生相談、課外活動支援、応急処置、弔意、災害見舞、既住歴、かかりつけ医
• 就職関係
  適性検査、インターンシップ、進路調査書、推薦書、進路決定先把握、公務員講座、SPI模擬テスト
• 施設利用
  図書館、学内ネットワーク・学内情報システム、情報教育実習室、外国語教育施設、視聴覚施設、教室、体育施設、合宿研修施設
• その他
  各種連絡・通知、諸証明書発行、用具・備品・教室等の貸与、学則による処分

保証人の個人情報

学生の修学指導等に必要な連絡。各種送付物（学費納付書、大学行事案内、寄付募集趣意書等）の発送。大学関係諸団体（「東北工業大学後援会」等）の要請によるご父母宛て送付物の発送業務代行。学内情報システムの利用。

個人情報の第三者提供について

本学では学生の個人情報を以下の場合には、本人の同意に基づき、第三者に提供する場合があります。なお、これ以外に提供の必要性が生じた場合は、その都度個別に本人の意思を確認し、同意が得られた場合にのみ、提供を行います。

1. 学生本人への連絡が必要な場合は、氏名・学生番号等を掲示にて周知する場合があります。
2. 学生の成績表等、修学状況を保証人に提供する。
   本学では、学内情報システムにおいて保証人へ学生の成績情報、出席情報等を提供し様々な相談に応じております。また、各地で行われる父母懇談会においても学生の単位修得状況等を提示しながら、学生生活全般にわたって個別面談を行うために保証人へ成績等の修学状況を提供します。
3. 本学の後援会、同窓会（それぞれ支部も含みます）、学友会及び工大生協等本学の関係諸団体へ、各種連絡通知等に使用するために提供することがあります。
4. 安全管理を盛り込んだ契約を締結した委託業者に業務委託をする場合に提供することがあります。
5. 法律で定められた適正な手続により情報開示を求められた場合に提供することがあります。

※上記2.（利用目的）及び3.（第三者提供）について、不都合な方は学生サポートオフィス（TEL.022-305-3167）へご連絡ください。

個人情報管理者とは、学長、校長、法人本部事務局長、その他本学が指名する者。

入試に関する
個人情報保護について

個人情報保護方針

• 入試に関する業務の責任を十分に自覚し、個人情報の保護に努めます。
• 個人情報を取扱う「個人情報取扱責任者」及び「個人情報取扱従事者」を置き、機密保持・管理に努めます。
• 個人情報の取得にあたっては、利用目的を明示いたします。
• 個人情報は、原則として本学以外では利用いたしません。
• 個人情報保護に関する法令等を遵守いたします。

利用目的について

本学で取得した個人情報は、次に掲げる目的に利用いたします。

1. 入学願書・大学案内・ガイドブックなどの発送、オープンキャンパス・入試相談会など大学からのお知らせ及び統計的集計を行うため。
2. 入学志願に係る個人情報（保護者を含む）は、受験票送付、合否通知、入学手続書類（学籍簿・学生調書等）、入学許可書、入学辞退、入学式案内、学生証交付など、入学までの一連の業務に係る各種連絡通知。
3. 入学後の修学関係（履修登録・名簿作成・学業成績等）・学籍関係（各種学籍処理・証明書発行等）・進路関係
   （就職調書・就職支援等）・学生生活関係（奨学生選考・健康診断・各種登録申請・施設利用等）及びそれらの各種連絡通知（保護者を含む）。
4. その他、本学の教育・研究、学生支援に必要な業務。

第三者への個人情報の
提供について

本学で取得した個人情報の第三者への提供は、次に掲げる場合に限ることにいたします。

1. 本学入学後、各種連絡通知等に使用するために本学の後援会、同窓会、学友会及び奨学団体に提供する場合。
2. 安全管理を盛り込んだ契約を締結した委託業者に業務を委託する場合。
3. 法律で定められた適正な手続きにより情報開示を求められた場合。

個人情報の開示について

個人情報について、開示・変更・削除を希望される場合は、下記の個人情報取扱責任者にお問合せください。個人情報の漏洩等を防止するために、ご本人であることを確認できた場合に限り、本学で保有する個人情報の開示・変更・削除を行います。

東北工業大学　入試広報課
個人情報取扱責任者　岡 達三
電話　022-305-3114

Webサイトにおける
個人情報の取り扱い

個人情報の収集・利用目的の
明示及び公開について

学生の皆さんの個人的なプライバシーに深くかかわる情報を、Webサイト上において公開することはありません。また、第三者に提供することもありません。教職員に関する情報も同様です。
ただし、各課程・学科において構成される教員名や研究テーマ、担当科目などの本学教育運営上に必要な情報の公開は行っています。

アクセスログについて

本学のWebサイトにアクセスされた方の情報は、ログとして記録しています。
このアクセスログとは、アクセスされた方のドメインネームやIPアドレス、閲覧に使ったブラウザのタイプ及びアクセス日時等が含まれます。また、これらから個人を特定する情報は得られません。
本学では、Webサイトのアクセス状況等の統計分析に利用する場合がありますが、それ以外の目的には使用いたしません。

クッキー（Cookie）について

クッキーとは、ユーザーがWebサイトを閲覧するうえで、Webサイト（サーバー）側が送受信するデータで、これによりWebサイトを閲覧しているユーザーのコンピューターを識別することができます。
例えば、ユーザーがWebサイトにアクセスする際に、ユーザーIDやパスワードの入力（ログイン）が必要となる場合がありますが、サーバー側がクッキーを使い、これを参照することでユーザーが別のページに進もうとする際に、再度ログインを行うことを省略できるようにするものです。
本学では、ユーザーのコンピューターの識別について、統計処理に利用する場合がありますが、それ以外の利用は行いません。
なお、ユーザーがお使いのブラウザにおいて、クッキーの設定を変更し、機能を無効にすることができます。この場合、本学のWebサイト上のサービスの全部又は一部がご利用頂けなくなる場合があります。

Google Analyticsについて

本学のいくつかのページでは、本サイトの訪問状況を把握するためにGoogle社のサービスであるGoogle Analyticsを利用しています。当社のサイトでGoogle Analyticsを利用しますと、当社が発行するクッキーをもとにして、Google社が本サイトの訪問履歴を収集、記録、分析します。本学は、Google社からその分析結果を受け取り、本サイトの訪問状況を把握します。Google Analyticsにより収集、記録、分析された情報には、特定の個人を識別する情報は一切含まれません。また、それらの情報は、Google社により同社のプライバシーポリシーに基づいて管理されます。

個人情報の管理について

本学のWebサイトを運営、管理する東北工業大学 入試広報課は、個人情報の適切な利用とその保護を目的に向けた管理体制を整えています。
本学のWebサイト上に掲載されている個人情報について、不都合や情報の訂正及び削除を希望される場合には、適切な対応を行います。